こんにちは、ブログ管理人の池松です。
早いもので2025年が終わり、2026年が始まりました。
去年は波乱の中の船出となった年始ですが
今年は嵐を乗り越え、ここからやっと医院の経営体制を盤石なものとし
強いクリニックを作っていく体制のもとスタートを切ることができそうです。
簡単にクリニックの歴史を紹介します。
2023年7月に開院。
夫婦ダブルドクターで夫院長、私が副院長、DH2名、DA３名の体制でスタート。
途中人が加入するも1年後の2024年10月にスタッフの総退職を経験しました。
2025年はマイナスからのスタート。
この１年でDH7名、DA3名、クリーンスタッフ１名を採用、年商１億を達成しました。
今回はこの１年を振り返り、副院長として私がやってきたことを記録として残していきます。
私たちのように小規模歯科医院経営をされている先生の参考になれば幸いです。
今回は「ヒト」「モノ」「カネ」の３つに焦点をあて
それぞれの項目についてしてきたことをご紹介します。
今回はパート１「ヒト」について。
とにかく人を集める！できることはなんでもする
患者数は順調に伸びていたものの、冒頭にお伝えしたように私たち夫婦のクリニックは
スタッフの総退職に伴い、経営の危機に陥りました。
ここでワンオペレーションで運営するか、
人を雇って運営するか選択があります。
私たちのクリニックは拡大路線を想定していたため人を採用する方針の一択でした。
しかしすぐに人を採用できるとは限らないため
まずは人がいない、少なくても稼働できるよう仕組みを整えました。
- 受付の業務削減
- 電話の転送サービス利用
- 公式LINE作成し電話の鳴る頻度を減らす
- 予約管理
- 新患受付停止
- 予約枠削減
その上で、採用に向けてやれることは、とにかく何が何でも、全部する。
お金がかかっても出せるお金は全部使ってそこに全力投球すると決めました。
採用コンサル会社との契約
まずは同じ経験をされた先生に教えていただいた採用コンサル会社と契約を行いました。
３ヶ月の契約期間で具体的にやっていただいたことは、
１。ヒアリングでクリニックの強みの確認と弱みの改善
２。採用媒体に掲載する文章・画像の作成
３。ターゲット人材へのDM
４。採用面接のノウハウ伝授
お金はかかりますが、この作業にはお金に代えられない価値があります。
自分たちが苦手としてきたことをプロに頼る、大切なことです。
動画制作会社との契約
こちらはクリニックの紹介動画を作成していただきました。
直近で採用フェアが迫っており日にちがなかったため、指示を受けて
私が直接動画撮影を行い素材を先方へ送って
大急ぎで動画を作成していただき、この時は本当に助かったことが今でも忘れられません。
後日、直接来訪いただきクリニック紹介動画やインタビュー動画も撮影していただきました。
採用の窓口を最大限に広げる
これまではハローワークと直接連絡を採用のルートにしていましたが
ジョブメドレーとグッピーにも登録を行いました。
同時に人材紹介会社にもエントリーを行い、採用の確率を１％でも上げることに全精力を集中させました。
さらに採用専用公式LINEを開設するのはもちろんのこと
登録者がメッセージをしやすい文章や流れを整えることも行いました。
採用までのルートを整える
これだけやってもすぐに人が来るとは限りません。
しかし未来永劫、募集がないことはない。
だからいつ来るかわからない募集に対して
迅速に、そして成功率を高め、効果的に動けるよう準備を整える必要があります。
ここについてはパート2の部分でお話ししようと思います。
採用に動き出すその前にすること
採用を考えた時に、まずすることとして
私が後悔していない、やって良かったことをお伝えします。
その採用は本当に必要か？自分に問い続ける
まずは意思確認。
経営者が単独であれば個人の判断で問題ありませんが
私たちは夫婦で運営しているので
採用に向けてどうしたいのか、意見の統一を行いました。
クリニックの洗い出し
私たちとしては、スタッフを蔑ろにした気持ちは全くありませんでした。
そして人の確保に向けても動いていたのに、応募は全くない状況。
なぜ人がやめたのか、なぜ人が来ないのか。
そこでクリニックの強みと弱みを洗い出し、
弱いところは強く、そして強いところは最大限に強く、
自分たちのキャラクターを明確にすることに努めました。
この作業は客観的に俯瞰して自分を見つめることが求められますが
窮地に陥っている状況では自己肯定感も低く、
自己評価を低く見てしまうため
採用コンサル会社との面接で第三者の力をかりて洗い出しを行うことが出来たことは
人材採用成功の要になったと言って過言ではありません。
お金がショートするリミットはどこか？いくらまで出せるのか？大まかにでも把握しておく
採用コンサルや人材紹介、紹介サイトを使えばお金が必ずかかります。
人が減って売り上げが落ちる中で
その負荷にどれだけ自院が耐えうるのか、
そのことも把握した上で
何にどれだけのお金が必要なのか、自院にあった注力先はどこか。
総合的に判断し、優先順位をつけ、実行を行なっていきました。
やっと募集が来た！でも妥協はしない。〜これからのクリニックのために〜
必死に動き回ったので、全部を書き切れてはいませんが
以上のことをやってきて２ヶ月ほどで募集が集まるようになってきました。
クリニックとしては来るもの拒まず、人材は喉から手が出るほど欲しい状況ですが
ここで私たちは同じ失敗を繰り返さないよう、
人選びにはとても気を配りました。
たとえ人が来ても、見ている方向が違えば
早期に離職してしまったり、健全な診療を行うことが難しくなります。
そのため募集は最大限に扉を開き、
採用は慎重に行うことにしました。
クリニックの理念を共有できる人を集めるーペルソナの設定ー
募集もどのような年代で、どのような人に来て欲しいのか
具体的に頭の中でその人物が描けるくらい条件を設定します。
私たちは同じ理念のもと、働ける人が欲しかったので
クリニックの理念はどの採用ルートからでも伝わるようアピールしました。
その上で募集がくると、こちらが意図している人物が現れる確率が高く
募集以降の流れがスムーズに行いやすい印象があります。
面接の点数化・適性テストの導入
実際の面接、それまでは質問項目はあれど
私たち夫婦の「何となく」の感覚で採用を行ってきました。
そのことを悔い改め、
面接時には項目ごとに数値化し、点数が基準点を満たない場合は不採用とします。
さらに適正テストを行い、クリニックで一緒に働ける人物かどうかも客観的に見ていきます。
ファーストコンタクトの感覚を大切に
とはいえ、やはり働くのは人同士です。
いくら面接の点数や適正テストの結果が良くても
なんだか引っかかる。。。
そんな場合は苦渋の決断ですが不採用にします。
終わりに
これだけやって、やっと・・・。
一緒に働いてくれるスタッフに巡り会えました。
これだけと言っても、書けたのは氷山の一角、主要な部分で
このほかにも細々とたくさんのことをやってきました。
おかげで今はスタッフと理念を共有し
信頼して診療や経営を行うことができています。
この「ヒト」を通して学んだことは
たとえ自分の医療理念や経営理念があろうとも
同じ場所で働くスタッフが違う方向を見ていては
理想の医院運営はできない現実でした。
そして理念の共有の大切さです。
どんな環境でも100点満点ということはあり得ないと思っています。
いいこともあれば、悪いこともある。
働いていれば楽なことばかりではもちろんありません。
その中で理念を共有していることでできることが何倍にもなることを経験しています。
逆も然りです。
「ヒト」は流れるものなので、今のスタッフがこれから先も変わらないことはありません。
しかしできる限り、私たちのクリニックに来てくれたからには
長く働いて欲しいと考えています。
そして「ヒト」の流れや動きに対しても柔軟に対応するフェーズが
これからの当院に求められる課題だと考えています。
頭の中で考えているときはサクッと出てきますが、
書いてみるとなかなかのボリュームになりました。
休暇を利用して続きも書こうと思っていますので
また読んでくださいね♪
最後までお読みいただきありがとうございました＾＾