ペーパーレス化、どこから始める？iPad × iCloudでサブカルテを管理してみようと思った理由

こんにちは、池松です。

突然ですが、皆さんのクリニックではペーパーレスは取り組んでいますか？

当院はまだ開業して１年半過ぎたくらいなのでカルテの枚数や量といっても
そこまで多くはないのですが
やはりそれなりに増えてきて、カルテ棚が埋まってきました。

予備のカルテ庫も用意はしているのですが
できれば時代の流れもあるしペーパーレスに切り替えて
管理の簡素化、スペースの有効活用に繋げたいところです。

当院はオールヨシダで開業したのでレセコンもデータ管理、予約管理もヨシダを使っています。

ペーパーレスしたい項目はサブカルテや治療計画書、ヒアリングシートなどの書類関係。

これらがデータで管理できるようになるといいなと考えています。

以前、院長がオプテックさんに問い合わせて一度お話を伺ったところ、
オプテックを利用する際には予約管理もオプテックに切り替える必要があるそうで、

ヨシダの予約管理に特に不満はなく使い勝手も慣れていて
そこを変えるつもりがなかったので、オプテックさんの導入は見送りにしました。

ピンポイントでいい具合にサブカルテだけでもデジタル化できないかな、、

イメージとしては
・iPadで書き込み
・サブカルテの形式は今使っているものをそのまま使いたい
・データの管理が簡単にできる方がいい

そんなことを考えていました。

そこで今、候補に上がっているのが
iクラウドを利用してファイルからPDFにしたサブカルテを読み込み、
iPadで記入をするスタイル。

患者ごとにファイルを作成し、サブカルテ、治療計画書、口腔機能管理、口腔ケアカルテ等
諸々必要な項目を入れ込むやり方です。

iクラウド上で編集した資料はそのまま他の端末とも同期されるので
常に最新の情報にアクセスすることができます。

問題は患者が増える、診療年月が長くなることで
管理するデータの容量が大きくなることです。

まだやったことがないのでどれくらいの容量になるのかわからないのですが、
そのことに対するリスクヘッジとして
SSDを使ったデータ管理を考えています。

SSDはデータを大容量、高速で移動することができるし、
直接iPadに差し込んで読み込み書き込みをすることもできます。

例えば総患者のデータはSSD内に保管して
当日の予約患者のみをiクラウド上に移動→診察の記録を書き込み→診療が終わったらSSDに上書き保存で保管。

患者数が増えてきたときには探す手間を分かりやすくするために
カルテ番号を100単位ごとにフォルダを作成し、その中に該当する番号の患者のフォルダを保存する、、

といったことを構想しています。

iクラウドの容量は30TBまで有料で提供されているので
データの出し入れの手間も省きたい場合はiクラウドで全部管理してもいいかもしれないけれど
データが容量を超えるボリュームになったときにどうしたらいいのか
まだ想像がつきません。

SSDを使用すればネットが繋がらなくなった時でも
患者のデータへのアクセスが担保されることと
iクラウドの容量はそこまで大きくなくても大丈夫なはずなので、
ランニングコストを抑える効果もあるのではないか、と考えています。

導入する場合は、各ユニット台数分、もしくはスタッフ人数分のiPadと管理用のMac PC、SSDが必要です。
iPadは機種によって値段が違いますがコネクター部分がtypeCでないとSSDを使えないので
古すぎる機種はNGです。
管理用のMacPCは必要かと考えているけれども、うまくやればiPadだけでも可能な可能性があります。

そんな感じで頭の中で構想を練っています。

ドクターブックアカデミーの人気動画でも
ランニングコストを抑えてデータの一元管理をグーグルドライブを活用して行うやり方が紹介されていましたが、
まさにその動画を見て、うちでもうまくできないものかと考えたところ
iPad×icloudが当院の場合は一番相性が良さそうという結論に今のところなっています。

グーグルドライブでもしサブカルテを管理するとしたら
スプレッドシートを活用するようなのですが、
それでは既存のサブカルテを利用できません。
当院の場合はオリジナルで作成しているサブカルテが
かなり性能が高いカルテとして機能しているため
このカルテを活かしたまま紙に書き込むように、
サブカルテをこれからも書いていきたいので
iPad×I cloudに分ばいが上がるかな？！

といったところです。

経費利用の優先順位があるので
すぐに取り組めるかは別として
今後、動くことに変わりはありません。

また進捗ありましたら報告します。

では、また＾＾