Googleスプレッドシートで医院の情報共有がラクになった話 〜売上管理も統計もぜんぶ見える化〜

💡 なぜ、数値管理が必要なのか（Because Numbers Light the Way）

当院では日々の売り上げ、予約数、キャンセル率など、
売上の管理や統計をとっています。

開業当初は、「数字を拾わないといけない」とは思っていたけど、
数字を見る勇気がなかったことと、
まず何の数字を拾えばいいのか分からない・・・という問題を抱えていました。

なので実際に統計を取り始めたのは
開業してから半年過ぎてからのことでした。

数字が見えない頃は暗い夜道を灯りなしの車で走っているような感覚でしたが、
統計を取り出してからは売上の予測が立てられるようになったので、
目標数値と予測数値のギャップを埋めるために何をしたら良いのか、などの
具体的・前進的な考え方ができるようになり
不安より安心の方が増えました。

数字は、私たちを責めるものじゃなく、助けてくれる味方だって気づいたんです。

📊 当院で実際に管理している数値（実例つき）

統計を取り出した当初はまだ自分たちが
どんな数字を拾いたいのか、拾うべきなのか、さえわかっていない状況だったので
開業半年を過ぎた頃、先に開業してMBAを取得している知人の先生から頂いた資料で
出ていた数値をそのまま素直に拾い始めました。

そこからさらに、開業１年半を過ぎたところで
医院経営に悩んだ際、お世話になった先生のセミナーも参考に管理する数値をさらに細かく分析できるようにしていきました。

当院で管理している項目は

「集計１」

・1日保険売上
・１日自費売り上げ
・１日物販売上
・累計レセプト枚数
・自費売り上げ予測（患者氏名：治療内容：費用：診療日）

これらの情報から現在の売り上げが見ることはもちろんですが
ここから1日平均売り上げと月診療日から当月の売り上げ予測まで出るようにしています。

「集計２」

・小児新患（紹介orその他）
・大人新患（紹介orその他）
・治療予約数
・治療キャンセル数
・小児リコール数
・小児リコールキャンセル数
・大人リコール数
・大人リコールキャンセル数
・矯正治療予約数
・矯正治療予約キャンセル数
・自費説明数
・自費成約数
・小児矯正説明数
・小児矯正成約数

これらの情報からキャンセル率や紹介率の割だしと自費の成約率を見ています。
当院では小児矯正に力を入れているので小児矯正の成約率についても数字を拾うことを追加しました。

これがベースになっていますが、ここから
また追いたい数字が出てくると項目を増やしてもいいと思います。

当院では今はキャンセル率を２％下げようという目標を立てて
スタッフと情報を共有し、目標に向かって具体的行動策を立てて
これから実行していこうとしているところです。

これだけ数字を出していると、見たい項目ができたとき（例：自院のユニット１台あたりの平均売り上げ）もすぐに計算することが可能です。

📁 情報管理はExcel→スプレッドシートへ

以前はエクセルで数式を入れて管理していたのですが、
・最新の情報は特定のPCからしか閲覧できない
・院長との情報共有でデータのやり取りの手間がかかる

といった問題を抱えていました。

そのため、今はエクセルで作った表をグーグルドライブに移動して
スプレッドシートに変換して管理しています。

こうすることで、
・最新の情報をスマホからでもすぐに見る事ができる
・共有リストを作成することで院長とも情報を共有、さらに編集もお互いにリアルタイムで行うことができ作業効率が向上

といったメリットがあります。

今ではシフトもスプレッドシートで管理しています。

今までだと、
明日のシフトはどうだった？ん〜、PC開かないと分からないなぁ、なんてことも
スマホからスプレッドシートを開けばすぐに解決できます。

管理ツールを変えただけで劇的に管理がしやすくなりました✨

あ、ただし、スプレッドシートは間違えて消してしまうと
元のデータは残りませんので当月の集計が終わったら一旦PCにダウンロードして
保管することをお勧めします。
一度全部消してしまったことが、私ありますので・・・＾＾；

🌱 数字が見えると、前向きになれる

このような感じで当院では数値管理を行っています。

昨日は去年の月当たりの自費の売り上げと内訳の推移と今年の分を比較して
去年に比べて自費がどのように伸びてきているのか、
小児矯正の推移はどう動いているのかを見ていました。

元々、実習で数値を分析してレポートを書くことは性に合っていたので
このようなことをしていると
ついつい時間を忘れます👍

✨ 最後に：数字を“怖がらない”で味方に

個人的な次の目標としては
経営のブロックパズルも理解して自分で書いたり分析できるようになることです。

ここに関しては父が事業に失敗して痛い思いをしていることから
私自身、精神的ブロックがかかっています。

まだ数値拾えてないよ〜という先生方も、これからやってみようかな、と思われる先生にも
今回のお話が参考になれば幸いです。

では、また＾＾