こんにちは、池松です。

開業１年目を迎えた頃、院内に不穏な空気が流れていました。

スタッフとギクシャク。。。

どうにか修正を試みるも、なんと現職常勤スタッフが一斉に退職するという事態になってしまったのです。。

どうにもこうにも、崖っぷちに立たされた
私たち夫婦は藁にも縋る思いでとある歯科医師の先生に頼ります。

そこでは業務効率化と人材確保のためにできることをフルアクセルですることを教えていただき、
私は日夜診療以外の時間は、とにかく人を集めることと、
集まった時に続いてもらうための仕組み作り、
そして既存の患者様へできるだけご迷惑をおかけせずに診療を続けることに
全てをかけて生活する日々でした。

受付関係

①電話転送サービス

受付は当時受付専任は１名で多いときで40名の患者様の対応、電話対応、カルテ用意、印刷等行ってもらっていました。1人で会計している時に、横から他の患者様が受付にやってきて、診療室からは診療を終えた別の患者様が戻ってきて、さらにそこで電話が鳴る・・・という地獄絵図のような忙しさ。

もう受付もいなくなるから、私がやらなきゃいけない！

と思って、何日か受付に立ちました。

・・・。・

大変でございます！

そもそも私たち歯科医師は受付の仕方、習ってここまできてません。笑うしかない。

なので一気に電話を音声対応のIVRyさんに切り替えました。

設定も色々あるのですがまずは音声対応で電話に出てもらい、患者様対応中に慌てなくて済むように。

電話がかかってきた履歴はLINEに転送されてきて
電話番号から患者様を確認することができるので
受付で目の前の患者様対応が落ち着いてからこちらから掛け直します。

おかげで電話コールによるパニックは改善✨

ただし患者様からは電話がつながらない！と言うクレームも発生します。

それは今まで電話かけたら２コールくらいで繋がってた電話（その陰に大変な企業努力があることはかけてきた人には伝わならない）が、急に知らないAIの音声対応で１押せやら３押せやら、訳がわからなくなるから、

クレームが必ず出るだろうと言うことは想定していました。

スタッフマネジメント以外にも患者マネジメント、と言うのが必要になってくる時代なのですね。。

②公式LINE開設

そこでですね、繋がらない電話に代わって、いつでもどこでもメッセージを受け付けるよ！と言う公式LINEを作成しました。

これも、もちろん私が作成しました（ニヤリ）

ビジネスアカウントで作成して仕舞えば、用途に応じて幾つかの公式ラインを使い分けることもできるのでとても便利です！

今は患者様とのやりとり用が一番活躍していますが、この他求人専用の公式LINEアカウントも作成し、この３、４ヶ月の間に５名の方から連絡があったのは収穫と言ってよいでしょう。

作る時は面倒ですが作ってしまえばあとはコストもかからず長期運用できるのでメリットの高い項目です。

まだ医院運営に公式LINEを取り入れていないクリニックはぜひやってみてください！

・・・とは言ってもどうやったらいいのかわからないよ・・・

とおっしゃる方もいらっしゃるかと思います。

そんな時は私までご連絡ください。

お教えします＾＾

③オンラインアプリからの予約システム

言わずもがな、、最近の予約システムではアプリからの予約システムは
最初からついているところばかり、というかついていないところはないのでは。。。と言うレベルですよね。

しかし元々結構アナログ人間だった私と院長、アプリからの予約は不可に設定していました。が、もう電話のやりとりするゆとりもなくなった
崖っぷちの私たちはあっさりアプリからの予約を開放しました。

ただ開放すると訳がわからなくなるのでシステムの下準備は必要です。

ディーラーさんの担当者にお願いするか、
やり方を聞いて自分で設定を行うかのどちらかです。

私の場合は設定内容は作って、ディーラーさんに設定をしてもらって、まずは設定しました。
その後細かい微修正はやり方を教えていただき、ある程度のことは自分でもできるようにしました。

ディーラーさんもすごく忙しそうにしているので
ちょっとした些細なことでお願いするのも心苦しい・・・

そんな時に自分でもある程度はいじれるようになっておくと
こちらも先方もお互い楽です。

歯科衛生士関係

歯科衛生士には歯科衛生士が働きやすいようにしてきたつもりでした。
クリーンスタッフも入れて昼もすぐに上がれるようにしたし、
エアフローの機械も増やしたし、、
それでも離職すると言うことはよっぽど私たちが頼りない院長・副院長に見えたのだろうと反省しております。

あとは歯科衛生士が輝く職場を作れていなかったのだなとも。

そんな中でやってよかった！と思うのはフリーランスのDH先生を招いてのセミナーです。

①フリーランス歯科衛生士を招いてのセミナー

もともと８月からスタートする予定だったセミナーですがスタッフの総退職
に伴い、セミナー開始時期をずらしてもらいました。

そしてフリーランス歯科衛生士の先生を招いての研修をアピールポイントに求人広告を行ったところ、同じ志をもつ人が集まってきたのです。

学ぶ前提で入職しているので、こちらからの指導も素直に聞き入れやすい、
セミナーに対してのモチベーションが高い、などもメリットを感じています。

私たちのクリニック理念に合ったスタッフが集まってきている、

このことは医院運営をする上で、院長である夫と副院長の私の精神的ストレスをこんなに軽減させてくれることなのか、、、！
と感動するほどです。

同じ船に乗るときは同じ目的地を目指す人と乗る

当たり前だけど、難しいことですよね。
求人の際にはどう言ったことを注意したらよいのか、、、

お聞きになりたい方はコメントください。

お伝えいたします＾＾

医院運営

②グーグルドライブ（スプレッドシート）
③レセプトアドバイザーとの契約

①イラストレータ

元々作るのが好きな私にとってはぴったりなソフト。
このソフトを使ってオリジナルの問診票やサブカルテの作成等、
院内関係の書類の作成に活用しています。

ロゴやイラストを挿入してオリジナル感を出すことも簡単にできるし
細かな微調整もやりやすいです。

また床矯正のお顔つきの分析（軟組織プロファイル）の分析の際にも活用していて、私にはなくてはならないソフトの一つ。

②グーグルドライブ（スプレッドシート）

シフト管理、集計表や月売り上げ予測などスプレッドシートで管理することでいつでも欲しい情報が最新の状態で見ることができます。

あれ？今日は〇〇さん出勤だっけ？

なんて疑問もスマホでスプレッドシートをひらけばすぐに分かってとても便利！

この便利さを知ったら、もう元には戻れません。

③レセプトアドバイザーとの契約

私が勤務医をしていたクリニックはカルテはドクターが書きますが、
カルテ入力は受付がやっていたため、
保険算定の流れが全然わからないまま
開業医になってしまいました。
（もちろん、開業前にある程度は勉強しましたヨ。。）

それでもわからないことがたくさんあるカルテ入力。

レセプトチェック、レセプト請求、
この他保険関係でちょっとわからないこと、自分で調べるには
時間がかかってしまうことなどを電話１本で「こうですよ」と
教えていただける存在は本当にありがたい、の一言です。

今日も任意保険での請求の仕方を教えていただいたところでした。
本当に助かった。

と言うことで、痒いところに手が届く的な存在の方がいらっしゃると日々の効率がぐ〜んと上がりますのでおすすめです＾＾